O Sistema de Registro de Preços – SRP é modelo de contratação que permite aos compradores públicos significativos benefícios, na medida em que entabula entre as partes contratantes (poder público e fornecedor/prestador de serviços) contrato administrativo que não é, em si, uma compra e venda de bens ou contratação de serviços, mas sim um compromisso de, por um determinado período de tempo, fazê-lo de acordo com regras pré-fixadas e em caráter de exclusividade.
Assim, se no prazo de validade do contrato de Registro de Preços o agente público desejar contratar aquele objeto específico, deverá fazê-lo, em igualdade de condições, exclusivamente com o beneficiário do registro de preços (particular), que se compromete a cumprir o acordo na forma, qualidade, prazo e preço estabelecidos.
Previsto no artigo 15 da Lei nº 8.666/93 e regulamentado pelo Decreto 7.892/13 e alterações, tem aplicação o SRP nas hipóteses expressas do art. 3º do dispositivo regulamentador, ou seja:
I – quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes;
II – quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa;
III – quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; ou
IV – quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.
Ou seja, por meio dessa espécie de contratações o agente público comprador pode realizar, em apenas um certame, compras de materiais e serviços com entregas diluídas ao longo do tempo, com melhorias significativas no fluxo de desembolso financeiro e redução de custos com armazenagens, movimentações, redução de perdas e outros benefícios. Pode ainda reduzir desperdícios potencialmente advindos de situações em que o quantitativo a ser consumido não pode ser previamente estabelecido com margem de segurança adequada e, também, alcançar economias de escala com compras conjuntas de mais de um órgão, por exemplo.
Entretanto, por ter sua execução diferida ao longo do tempo, o SRP exige do fornecedor cuidados adicionais, pois podem fatores supervenientes alterar o equilíbrio econômico da avença (sinalagma), o que pode impor ao contratante prejuízos severos se alguns cuidados não forem tomados tempestivamente.
Alterações na legislação tributária, efeito inflacionário, mudanças bruscas no câmbio, queda na produção ou restrições de oferta são exemplos das mais diversas situações que podem alterar significativamente custos de produção e comercialização de produtos e serviços e, por isso, tornar economicamente insuportável o cumprimento de um contrato firmado no passado com execução prolongada ao prazo de doze meses, por exemplo, prazo máximo admitido para o SRP (art. 12).
Nessas situações em que fato novo der causa a aumento significativo de preços, deverá estar atento o beneficiário do registro e requerer ao agente comprador, tempestivamente, sua liberação do compromisso, incumbindo-lhe demonstrar o fato superveniente (arts. 17 cc 21) que impede a execução do contrato como originalmente firmado. Logrando êxito nessa demonstração, o órgão comprador poderá liberar o fornecedor do compromisso, sem aplicação de multas ou penalidades, mas deverá o particular cumprir com pedidos por ventura efetivados antes do pedido de liberação do compromisso (art. 19).
Por essa razão deve o particular estar atento à sua estrutura de custos e, identificando alterações de preços e custos que alteram substancialmente as condições originalmente pactuadas, imediatamente demonstrar isso ao agente comprador e requerer a liberação, sob pena de ver-se obrigado a cumprir, mesmo com prejuízos, os pedidos emitidos pelo comprador (inciso I, art. 19).
Importante, por fim, destacar que não poderá o beneficiário do registro de preços solicitar o aumento dos valores de registro, mas tão somente sua liberação, se assim desejar. Ao agente comprador, sendo esse o caso, caberá convocar os fornecedores porventura inscritos no cadastro reserva para assumir o compromisso nas condições originais (art. 19).